Huishoudelijk Reglement

Op 11 mei 2021 heeft de Algemene Vergadering het Huishoudelijk Reglement vastgesteld.

Het Huishoudelijk Reglement is een aanvulling op de statuten, en regelt allerlei zaken in meer detail dan de statuten dat doen. Het is van toepassing op alle leden en vrijwilligers van Twirlteam Surprise, maar ook op andere betrokkenen zoals bezoekers van wedstrijden.

Twirlteam Surprise heeft ook een Gedragscode, deze is een integraal onderdeel van het Huishoudelijk Reglement. Daarom is ook de Gedragscode van toepassing op alle leden en vrijwilligers die verbonden zijn aan onze vereniging, evenals op bezoekers van onze wedstrijden.

Download het Huishoudelijk Reglement inclusief de Gedragscode

Huishoudelijk Reglement Twirlteam Surprise

Naar de Gedragscode

BEGRIPSBEPALING

In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder:

De vereniging: De vereniging bedoeld in artikel 1 van de statuten;
De statuten: De statuten van de vereniging, zoals deze laatstelijk zijn gewijzigd en geheel opnieuw vastgesteld bij notariële akte op 18 juni 2021;
Het reglement: Dit document;
Het reglement solisten: Het reglement dat de definities en regels vastlegt voor solisten, en dat is vastgesteld door de algemene vergadering;
De bond: De National Baton Twirling Association Nederland (NBTA Nederland);
De website: De website van de vereniging, momenteel www.twirlteam-surprise.nl;
De zomerstop: De zomervakantie van de scholen voor het huidige kalenderjaar voor de regio midden, zoals gepubliceerd door de rijksoverheid.

ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1

Het reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de vereniging. Daar waar het reglement in strijd is met de statuten, prevaleren de statuten.
De vereniging is via de bond aangesloten bij de Koninklijke Nederlandse Muziek Organisatie (KNMO).

LIDMAATSCHAP EN LEDEN

Artikel 2

De aanmelding als lid bij het bestuur gebeurd door invulling, dagtekening en ondertekening van een door de secretaris te verstrekken aanmeldingsformulier. Voor junior en jeugd leden dient het formulier mede ondertekend te worden door de wettelijke vertegenwoordiger. Het bestuur kan vorderen dat de in het formulier verstrekte gegevens door deugdelijke bewijzen worden gestaafd.
Het bestuur draagt er zorg voor dat degenen die als lid tot de vereniging wensen te worden toegelaten, worden aangemeld bij de bond, indien en zodra dat nodig is.
Na toelating als lid tot de vereniging is de eerste contributie verschuldigd in de maand volgend op de maand waarin het lid zich heeft aangemeld en is toegelaten, tenzij anders is overeengekomen met het bestuur.
Na uitschrijving als lid van de vereniging is nog contributie verschuldigd over de maand volgend op de maand waarin het lid schriftelijk de uitschrijving bij het bestuur kenbaar maakte. Dit is de opzegtermijn.
Zwevende leden zijn die leden die afzien van hun recht op plaatsing in een team, die daardoor niet gerechtigd zijn aan teamtrainingen en teamwedstrijden deel te nemen, en die in ruil daarvoor een lagere contributie verschuldigd zijn dan de contributie die gewone leden verschuldigd zijn. Voor al het overige zijn zij gelijk gesteld aan gewone leden. De korting ten opzichte van de contributie voor gewone leden wordt vastgesteld door het bestuur.
Wijziging van de categorie van lidmaatschap zoals bijvoorbeeld van gewoon lid naar zwevend lid of andersom gebeurt door invulling, dagtekening en ondertekening van een door de secretaris te verstrekken lidmaatschapswijzigingsformulier. Voor jeugd- en junior leden dient het formulier ondertekend of mede-ondertekend te worden door de wettelijke vertegenwoordiger.

De omzetting van de categorie van lidmaatschap kan alleen plaatsvinden na goedkeuring door het bestuur. Een afkeuring door het bestuur zal binnen één maand na de aanvraag schriftelijk aan de aanvrager worden medegedeeld en behoeft geen opgaaf van redenen. In geval het bestuur haar goedkeuring heeft uitgesproken gaat de wijziging in per de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin de nieuwe categorie van lidmaatschap door het bestuur is goedgekeurd.
Elk lid van de vereniging kan een ander lid voordragen voor de titel Lid van Verdienste of voor de titel van Erelid. Een dergelijke voordracht moet schriftelijk worden ingediend bij het bestuur en moet voorzien zijn van een motivatie.

Een voordracht voor de titel van Lid van Verdienste moet ondersteund worden door ten minste vijf andere leden. Een voordracht voor de titel van Erelid moet ondersteund worden door ten minste tien andere leden. De steun van de andere leden moet bewezen worden door het overleggen van een lijst met namen met per naam een handtekening.

Het bestuur beoordeelt of de voorgestelde kandidaat voldoet, tevens zal worden nagegaan of ook anderszins geen bezwaren bestaan tegen het voorstel. Indien het bestuur het voorstel afwijst zal dit aan de indiener schriftelijk met een motivatie hiervan worden meegedeeld. Indien het bestuur het voorstel toewijst dan zal het bestuur de benoeming van het lid tot Lid van Verdienste of tot Erelid voordragen aan de eerstvolgende algemene vergadering. De algemene vergadering beslist met meerderheid van stemmen of aan het voorgedragen lid de titel Lid van Verdienste of de titel Erelid wordt verleend.

VRIJWILLIGSTERS EN MEDEWERKSTERS

Artikel 3

Vrijwilligsters zijn personen van 16 jaar of ouder die uit vrije wil, onbetaald en op goedkeuring van het bestuur of een orgaan van de vereniging, éénmalig of op regelmatige basis taken en werkzaamheden voor de vereniging verrichten.
Medewerksters zijn personen van 16 jaar of ouder die tegen een vergoeding en op goedkeuring van het bestuur of een orgaan van de vereniging, éénmalig of op regelmatige basis taken en werkzaamheden voor de vereniging verrichten.
Meerderjarige vrijwilligsters en medewerksters zijn gehouden tot het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Het betreft hier alle vrijwilligsters en medewerksters zoals, maar niet beperkt tot, trainsters, coaches, coördinatrices, stagiaires, verzorgsters, beheerders, bestuursleden en commissieleden. De vereniging ondersteunt hen bij de aanvraag van de VOG.
Zonder een formeel verstrekte VOG mag de meerderjarige vrijwilligster of medewerkster niet binnen de vereniging werken.

SPONSORS

Artikel 4

Het bestuur kan richtlijnen opstellen voor het aangaan van sponsorcontracten. Indien dergelijke richtlijnen ontbreken beslist het bestuur per casus.
De sponsorcommissie is belast met het volgens de richtlijnen van het bestuur uitvoeren van hun werkzaamheden, waaronder het werven van nieuwe sponsoren, activiteiten tot het behoud van bestaande sponsoren, en het in samenwerking met het bestuur invulling of gevolg geven aan datgeen wat in het sponsorcontract met de sponsor is afgesproken.

RECHTEN EN PLICHTEN VAN LEDEN

Artikel 5

Leden hebben de volgende rechten en plichten:

Bij toetreding als lid hebben zij het recht een exemplaar van de statuten en het reglement te ontvangen;
Zij hebben het recht om deel te nemen aan de algemene vergadering;
Zij, of hun wettelijke vertegenwoordigers, hebben stemrecht in de algemene vergadering, voor zover dat recht niet beperkt wordt door de statuten;
Zij hebben het recht op deelname aan techniektrainingen, behalve als zij zwevend lid zijn;
Zij hebben het recht om geplaatst te worden in een team zodra de teamtrainster beoordeelt dat het lid het voor het team benodigde niveau behaald heeft, behalve als zij zwevend lid zijn;
Zij hebben het recht om, gefaciliteerd door de vereniging maar op eigen kosten, solistisch te trainen en/of solistisch aan wedstrijden deel te nemen;
Zij hebben de plicht het bestuur in kennis te stellen van de verandering van hun adres, e-mailadres en telefoonnummer;
Zij hebben de plicht tot tijdige betaling van de contributie en het inschrijfgeld;
Zij hebben de plicht tot tijdige betaling van de solistische trainings- en wedstrijdgelden, als zij daarvan gebruik hebben gemaakt, of andere bedragen welke uit hoofde van hun lidmaatschap zijn ontstaan;
Zij hebben de plicht om aan het team deel te nemen waarvoor zij door de hoofdtrainster zijn geselecteerd;
Zij die zwevend lid zijn hebben niet het recht om deel te nemen aan een team bij een andere vereniging. Een uitzondering hierop vormen die leden die, in afwachting van selectie in een voor hen geschikt team door de hoofdtrainster, door het bestuur tijdelijk zwevend lid zijn gemaakt;
Zij hebben de plicht bij wedstrijden uit te komen namens de vereniging en met hun team;
Zij hebben de plicht om zich op de hoogte te houden van het clubnieuws middels het cluborgaan;
Zij hebben de plicht tot naleving van de reglementen en gedragscodes van de vereniging, evenals naleving van de door het bestuur of door het bestuur aangewezen commissies gegeven richtlijnen, naast de voorschriften van de bond;
Zij, die gebruik maken van de mogelijkheid om gefaciliteerd door de vereniging solistisch te trainen en/of solistisch aan wedstrijden deel te nemen, hebben de plicht zich te houden aan het reglement solisten;
Zij hebben de plicht om zich in te zetten voor of namens de vereniging, zoals bij acties voor fondsen- of ledenwerving of tijdens evenementen waarbij de vereniging gepresenteerd of gerepresenteerd wordt, en dit met een inzet die redelijkerwijs van het lid verwacht mag worden.

Voor leden geldt aanvullend dat, in zoverre zij niet willen of kunnen voldoen aan artikel 5 lid 1n, zij deze plicht af kunnen kopen voor EUR 50 per verenigingsjaar. Bij aantoonbaar onredelijke inzet van een lid kan het bestuur deze afkoop aan het lid opleggen.

CONTRIBUTIEBETALING

Artikel 6

De contributie dient door ieder lid steeds op uiterlijk de laatste dag van de maand waarop de contributie betrekking heeft, te zijn voldaan. Betaling gebeurt uitsluitend middels automatische incasso, waarvoor het lid bij inschrijving verplicht is om een volledig ingevuld, ondertekend en gedagtekend incassoformulier af te geven.
Indien de contributie niet afgeschreven kan worden, dan zal de vereniging ofwel na drie dagen een tweede poging tot afschrijving van het bedrag doen, ofwel het betreffende lid schriftelijk een betalingsverzoek onder vermelding van een uiterlijke betalingstermijn toesturen. De uiterlijke betalingstermijn is tenminste twee weken.
Betaald het lid vervolgens niet binnen de in het betalingsverzoek gestelde termijn, dan ontvangt het lid een herinnering, wederom onder vermelding van een uiterlijke betalingstermijn van tenminste twee weken.
Betaald het lid vervolgens niet binnen de in de herinnering gestelde termijn, dan ontvangt het lid een aanmaning, wederom onder vermelding van een uiterlijke betalingstermijn van tenminste twee weken.
Indien na het verstrijken van de in de aanmaning gestelde termijn het lid nog altijd niet aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan, dan wordt een laatste aanmaning verstuurd waarin het verschuldigde bedrag kan worden verhoogd met de verhogingen zoals bedoeld in de Wet Incasso Kosten (WIK). Het bestuur besluit of deze verhoging wordt toegepast. In dit geval kan het bestuur ook besluiten het lidmaatschap op te zeggen. De verplichting tot betaling blijft voor het lid niettemin bestaan.
Indien het in dit vorig lid gestelde geen resultaat oplevert, dan zal de vordering ter incasso uit handen worden gegeven.

CONTRIBUTIERESTITUTIE BIJ OVERMACHT

Artikel 7

Na iedere aaneengesloten periode van vier weken waarin door overmacht door de vereniging geen training aangeboden kon worden, is het bestuur bevoegd om te besluiten om tenminste de helft van de over die periode betaalde contributie terug te betalen, mits de financiële positie van de vereniging dit toelaat.
Eveneens is, voorafgaand aan iedere periode van tenminste vier weken waarin naar verwachting door overmacht door de vereniging geen training aangeboden zal kunnen worden, het bestuur bevoegd om te besluiten om de contributie te verlagen tot tenminste de helft van de over die periode verschuldigde contributie, mits de financiële positie van de vereniging dit toelaat.
Het bestuur is niet bevoegd tot contributierestitutie als de financiële positie van de vereniging dat niet toelaat, dat wil zeggen als het resultaat over het boekjaar waar binnen de contributierestitutie valt als gevolg van de contributierestitutie negatief zou worden, of reeds negatief is. Het staat het bestuur vrij om de beslissing over de contributierestitutie uit te stellen tot uiterlijk de algemene vergadering waarin het jaarverslag over het boekjaar waar binnen de contributierestitutie valt, wordt behandeld.
Het bestuur zal zo snel mogelijk na het nemen van een besluit tot contributierestitutie de leden op de hoogte stellen via het cluborgaan. In het geval de contributierestitutie wordt gegeven over een voorbije periode dan zal deze worden verrekend met de eerstvolgende contributiebetaling(en), net zolang tot de volledige contributierestitutie verrekend is.

BETALING VAN INSCHRIJFGELD

Artikel 8

Na toelating is een nieuw lid inschrijfgeld verschuldigd, dat gelijktijdig met de eerste contributie voldaan dient te worden. Het nieuwe lid ontvangt hier een opgave van.
Het inschrijfgeld moet door een nieuw lid op uiterlijk de laatste dag van de maand waarin het lidmaatschap een aanvang nam, zijn voldaan. Betaling verloopt volgens dezelfde voorwaarden als de contributiebetaling, zoals gesteld in artikel 6.
Indien een lidmaatschap zonder tussentijdse opzegging omgezet wordt in een andere categorie van lidmaatschap, dan is niet opnieuw inschrijfgeld verschuldigd.
Indien een oud-lid binnen zes maanden na opzegging van het lidmaatschap zich opnieuw als lid inschrijft en wordt toegelaten, dan is niet opnieuw inschrijfgeld verschuldigd.

BETALING VAN ANDERE VERSCHULDIGDE BEDRAGEN

Artikel 9

Voor zover leden andere bedragen verschuldigd zijn aan de vereniging, zoals bijdragen in de kosten voor solistische trainingen, solistische wedstrijden, andere uit het lidmaatschap voortvloeiende bedragen, of de in artikel 5 lid 2 bedoelde afkoop, dan verloopt de betaling van deze bedragen volgens dezelfde voorwaarden als de contributiebetaling, zoals gesteld in artikel 6.

SCHORSING

Artikel 10

Een lid kan voor bepaalde of onbepaalde tijd worden geschorst. Schorsing houdt in het tijdelijk ontzeggen van de rechten die het lidmaatschap met zich meebrengt, terwijl de verplichting tot contributie betaling blijft bestaan.
Schorsing kan plaatsvinden op basis van de volgende gronden:

het handelen of nalaten dat in strijd is met de wet, de statuten, de reglementen, de gedragscode, of besluiten van (organen van) de vereniging, waardoor de belangen van de vereniging, haar leden, vrijwilligsters of medewerksters worden geschaad;
het niet nakomen van verplichtingen, welke voortvloeien uit het lidmaatschap van de vereniging;
het vertonen van intimiderend, (verbaal) agressief of grensoverschrijdend (seksueel) gedrag ten opzichte van leden, vrijwilligsters of medewerksters waarbij hun belangen geschaad worden;

De schorsing wordt verricht door het bestuur en gebeurt op voordracht van tenminste vijf leden, de bestuursleden daaronder begrepen. De schorsing moet binnen één week nadat het desbetreffende bestuursbesluit werd genomen schriftelijk worden medegedeeld aan het betreffende lid.
De schorsing wordt opgeheven door:

verloop van de tijd gedurende welke ze was opgelegd;
het bestuur, indien daarvoor een goede reden bestaat;
de algemene vergadering, welke de schorsing ook kan omzetten in een opheffing van het lidmaatschap.

Voordat tot schorsing of opzegging van het lidmaatschap overgegaan kan worden, dient het betrokken lid door tenminste twee bestuursleden gehoord te zijn.

SANCTIES

Artikel 11

Het bestuur is bevoegd tot het opleggen van een sanctie.
In het algemeen komt het volgende in aanmerking voor een sanctie:

het handelen of nalaten dat in strijd is met de wet, de statuten, de reglementen of besluiten van organen van de vereniging, waardoor de belangen van de vereniging, haar leden, vrijwilligsters of medewerksters worden geschaad;
het niet nakomen van verplichtingen, welke voortvloeien uit het lidmaatschap van de vereniging;
het vertonen van intimiderend, (verbaal) agressief of grensoverschrijdend (seksueel) gedrag ten opzichte van leden, vrijwilligsters of medewerksters waarbij hun belangen geschaad worden.

Specifiek kan een lid een sanctie opgelegd krijgen wegens de volgende overtredingen:

Zonder kennisgeving afwezig zijn bij een teamwedstrijd;
Zonder opgaaf van reden weigeren aan een teamwedstrijd deel te nemen;
Zonder opgaaf van redenen wegblijven van de training.

Een voorstel tot het opleggen van een sanctie kan door de algemene vergadering worden voorgelegd aan het bestuur op voordracht van tenminste vijf leden, de bestuursleden daaronder begrepen. De sanctie moet binnen één week nadat het desbetreffende bestuursbesluit werd genomen schriftelijk worden medegedeeld aan het betreffende lid.
De sancties welke voor deze overtredingen kunnen worden opgelegd zijn:

uitsluiting uit het team voor maximaal drie wedstrijden; en/of
uitsluiting van de teamtraining voor maximaal zes teamtrainingen.

Bij herhaling van het plegen van deze overtredingen kan uitsluiting uit teamwedstrijden of -trainingen voor de periode van maximaal één jaar volgen, of schorsing.

CLUBKLEDING EN TEAMPAKKEN

Artikel 12

Ieder lid, behoudens ereleden, krijgen de clubkleding van de vereniging of het teampak van het betreffende team in bruikleen. De clubkleding en het teampak blijven ten alle tijde eigendom van de vereniging.
De clubkleding bestaat uit het volgende tenue in de volgende kleuren:

een zwart trainingspak, eventueel voorzien van het logo van de sponsor;
een zwart topje, eventueel voorzien van het logo van de sponsor;
een zwarte kledingzak, eventueel voorzien van het logo van de sponsor.

Leden mogen zelf de clubkleding en het teampak niet wassen.
De vereniging wast de clubkleding en het teampak tenminste tweemaal per jaar. Zij stelt daartoe een verantwoordelijk persoon aan en communiceert de naam van deze persoon via het cluborgaan.
Leden zijn eraan gehouden om, wanneer zij het team verlaten of een routine niet meer uitgevoerd wordt door het team, het teampak intact en compleet met accessoires binnen vier weken na het verlaten van het team of aflopen van de routine in te leveren bij de trainster.
Verder zijn leden eraan gehouden om de clubkleding bij de vereniging in te leveren op uiterlijk de laatste dag van het lidmaatschap.
Inlevering van de clubkleding of het teampak vindt plaats bij de trainster of een bestuurslid, welke van de inlevering een aantekening maakt en deze aan de secretaris communiceert. Desgevraagd krijgt het lid van de aantekening een afschrift.
Indien het teampak zodanig vervuild of beschadigd is dat het niet meer verkocht kan worden, dan kan het bestuur een sanctie opleggen van tenminste EUR 50.
Indien, na opzegging of opheffing van het lidmaatschap, het lid de clubkleding niet heeft ingeleverd, dan kan het bestuur het lid opleggen om de aanschafkosten van de clubkleding te betalen, verhoogd met 10%, en tenminste EUR 50.

TRAININGEN

Artikel 13

Leden verschijnen tijdens de training in de voorgeschreven kleding.
De leden zijn eraan gehouden om de aanwijzingen van de trainster tijdens de training op te volgen.

WEDSTRIJDEN

Artikel 14

Leden die deelnemen aan wedstrijden dienen in de clubkleding op de wedstrijd te verschijnen. Zij dragen de clubkleding tijdens de officiële ceremonies.
Leden die deelnemen aan teamwedstrijden zijn eraan gehouden om met het voorgeschreven wedstrijdtenue, accessoires, haardracht en make-up op het wedstrijdonderdeel te verschijnen.
De leden zijn eraan gehouden om de aanwijzingen van de trainster of coach tijdens de wedstrijd en de officiële ceremonies op te volgen.

AANSPRAKELIJKHEID VAN DE LEDEN

Artikel 15

Elk lid is aansprakelijk voor de door haar (of hem) aan de eigendommen van de vereniging aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door haar of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond.

BESTUUR

Artikel 16

Het bestuur vergadert zo vaak als voor een juiste uitvoering van haar taken nodig is, maar tenminste tweemaal per jaar.
Een bestuursvergadering vindt plaats wanneer de voorzitter dat wenselijk acht of wanneer twee bestuursleden daarom verzoeken.
Een oproep voor een vergadering dient minimaal zeven dagen voor aanvang van de vergadering in het bezit van de bestuursleden te zijn, terwijl een vergadering op verzoek van bestuursleden binnen maximaal twee weken dient te worden belegd.
Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is.
Over personen wordt schriftelijk gestemd, terwijl over zaken mondeling gestemd kan worden. Besluiten worden bij meerderheid van geldige stemmen genomen.
Indien bij een stemming over zaken de stemmen staken, dan wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Heeft bij een stemming over personen bij de eerste stemming niemand de meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen verkregen, dan vindt een herstemming plaats over de personen, die de meeste stemmen of zonodig de op één na meeste stemmen op zich hebben verenigd. Bij herstemming beslist het grootste stemmenaantal. Indien bij de herstemming de stemmen staken, dan beslist de voorzitter.

BESTUURSTAKEN

Artikel 17

De voorzitter geeft leiding aan en houdt toezicht op het gehele verenigingsleven. Zij leidt de bestuursvergaderingen, de algemene vergadering(en) en bijeenkomsten van de vereniging en is bij alle officiële vertegenwoordigingen van de vereniging de woordvoerder, tenzij zij deze taak aan een ander bestuurslid heeft overgedragen. Zij brengt op de algemene vergadering namens het bestuur een jaarverslag uit over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid.
De secretaris is belast met de correspondentie van de vereniging, uit naam van en in overleg met het bestuur. Van alle uitgaande stukken bewaart zij een afschrift. Zij houdt een ledenregister aan, waarin zij alle gegevens van leden en leden van verdienste verzamelt die van belang zijn voor de vereniging. Zij zorgt voor het bijeenroepen van de bestuursvergaderingen en maakt daar notulen van die zij deelt met het bestuur, tenminste vier weken na afloop van de bestuursvergadering. Tevens zorgt zij voor het bijeenroepen van de algemene vergadering, maakt daar notulen van en zendt daarvan een exemplaar aan de leden. De secretaris zorgt voor de bekendmaking van veranderingen of aanvullingen in de statuten en reglementen.
De penningmeester is belast met het beheer van de gelden en de vermogensbestanddelen van de vereniging. Zij draagt zorgt voor inning van alle aan de vereniging toekomende gelden en voor betaling van alle door het bestuur goedgekeurde bedragen. Betaling van gelden door de vereniging gebeurt tegen een bewijs van betaling. De penningmeester is verplicht alle uitgaven en ontvangsten op een ordelijke wijze te boeken en licht het bestuur op diens verzoek of op eigen initiatief in omtrent financiële aangelegenheden. Zij brengt namens het bestuur aan de algemene vergadering een financieel jaarverslag uit en dient, namens het bestuur, de begroting in voor het komende jaar, welke door de algemene vergadering wordt vastgesteld.

COMMISSIES BENOEMD DOOR HET BESTUUR

Artikel 18

Het bestuur kan commissies benoemen voor het uitvoeren van bepaalde taken. Een commissie kan slechts tot taak hebben het bestuur te adviseren of een bestuursbesluit uit te voeren. Na het uitbrengen van het advies of na het afronden van de uitvoering van het bestuursbesluit houdt de commissie op te bestaan, tenzij het bestuur anders beslist.
De taakverdeling binnen de commissie wordt, voor zover noodzakelijk, door het bestuur geregeld. In elke commissie dient tenminste één bestuurslid te zijn opgenomen, die de commissie naar eigen inzicht leidt. Het bestuur van de vereniging draagt de verantwoordelijkheid voor de handelingen of de nalatigheden van de commissies.

ALGEMENE VERGADERING

Artikel 19

In aanvulling op artikel 13 lid 2 van de statuten dient de machtiging van een stemgerechtigde uitgebracht te worden op een door de secretaris ter beschikking gesteld machtigingsformulier. Het formulier dient gedateerd en ondertekend te zijn door zowel het lid dat machtigt als door het lid dat gemachtigd wordt.

REPRESENTATIE

Artikel 20

Bij onderstaande gebeurtenissen worden namens de vereniging, indien de secretaris hiervan tijdig kennis heeft kunnen nemen, door het bestuur te bepalen attenties verstrekt:

bij het vijf, tien, vijftien, enzovoorts verenigingsjubileum van een lid of vrijwilligster;
overige representaties en attenties worden bepaald door het bestuur.

HET CLUBORGAAN

Artikel 21

Het cluborgaan verschijnt in elektronische vorm en wordt op dit moment gestalte gegeven middels de nieuwsbrief e-mail.
De nieuwsbrief e-mail wordt tenminste zes maal per jaar verspreid en verder zo vaak als het bestuur nodig acht. Verspreiding vindt in ieder geval plaats onder alle leden, vrijwilligsters en medewerksters, naar het bij de secretaris bekende e-mailadres. Verder kan het bestuur besluiten om de nieuwsbrief e-mail ook onder de donateurs en/of sponsors te verspreiden als zij dit nodig acht.
De leden, vrijwilligsters en medewerksters, of hun wettelijke vertegenwoordigers, zijn verplicht om over een e-mailadres te beschikken. Zij zijn zelf verantwoordelijk voor de juiste werking ervan en voor de tijdige bekendmaking van dat e-mailadres bij de secretaris. De vereniging is niet aansprakelijk voor de gevolgen van het missen van een nieuwsbrief e-mail, om welke reden dan ook.
Verder beschikt de vereniging over een website, welke wordt gebruikt voor informatieverstrekking aan zowel leden als niet-leden. De website wordt bij voorkeur voortdurend, doch minimaal vier keer per jaar, bijgewerkt en geactualiseerd.
Indien een lid niet over een e-mailadres beschikt dan is het lid zelf verantwoordelijk om van het clubnieuws op de hoogte te blijven.
De inhoud en strekking van de opgenomen artikelen in zowel het cluborgaan als op de website mogen het belang van de vereniging in het algemeen niet schaden. In de redactie zal een daartoe aangewezen bestuurslid plaatsnemen.
De secretaris is verantwoordelijk voor het samenstellen en verschijnen van de nieuwsbrief. Het bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling en werking van de website. Het bestuur stelt een webmaster aan om de technische uitvoering van de website voor hen ter hand te nemen.

TRAININGSLOCATIE, -TIJD EN -DAG

Artikel 22

De vereniging streeft ernaar om de team- en solistische trainingen per verenigingsjaar zoveel mogelijk op een vaste locatie, dag en tijd te laten plaatsvinden.
Als de omstandigheden daar aanleiding toe geven dan is het bestuur bevoegd om een training te annuleren of zowel in dag, tijd als locatie te verplaatsen. De leden zullen zo snel mogelijk nadat besloten is tot annulering van de training of nadat de nieuwe dag, tijd of locatie van de training bekend is, van de wijziging op de hoogte worden gesteld.
De vereniging kan niet financieel aansprakelijk gesteld worden voor uitvallende of gemiste trainingsuren.

TRAINSTERS

Artikel 23

Een trainster wordt aangesteld door het bestuur en heeft tot taak de training van de teams te begeleiden.
Bij wedstrijden van teams, welke door de trainster worden begeleid, treed de trainster op als coach. De trainster is verantwoordelijk voor het tijdig aan de leden verstrekken van alle informatie aangaande de wedstrijd, welke voor het lid van belang zijn om tijdig en correct op de wedstrijd te kunnen verschijnen.
Als de trainster niet aanwezig kan zijn op een wedstrijd van een team, welke door de trainster wordt begeleid, dan wijst zij een plaatsvervanger aan in overleg met het bestuur.
De trainsters zijn verantwoordelijk voor het correct verlopen van de training.
Aanwijzingen gegeven door de trainster dienen door de leden opgevolgd te worden. Bij het niet opvolgen van de aanwijzingen kan de trainster besluiten tot (tijdelijke) verwijdering uit de training of uit de zaal.

GEBRUIK VAN DE ZAAL

Artikel 24

Het is niet toegestaan om de zaal te betreden met schoeisel waarmee buiten gelopen is.
De zaal dient door een ieder opgeruimd achter gelaten te worden. Afval moet men zelf meenemen of in de daartoe bestemde bakken deponeren.
Het is niet toegestaan om tijdens en rondom de trainingsuren gebruik te maken van andere ruimtes dan de trainingszaal, zoals kleedkamers, opberghokken of toestelruimtes, of gebruik te maken van de aanwezige sporttoestellen.
Ouders, verzorgers, familie en bekenden van leden mogen de eerste en de laatste vijf minuten van de teamtraining in de zaal aanwezig zijn. Daarna verlaten zij de zaal.
De vereniging is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of vernieling van persoonlijke eigendommen, tijdens of rondom de trainingsuren.
Voor al het overige zijn de leden, trainsters en andere gebruiksters van de zaal eraan gehouden om de regels, opgesteld door de beheerder van de zaal, strikt na te leven.

PRIVACY

Artikel 25

Leden, of hun wettelijke vertegenwoordigers, conformeren zich middels inschrijving met de privacyverklaring van de vereniging zoals die gepubliceerd is op de website.
Vrijwilligsters en medewerksters alsmede leden van organen van de vereniging welke namens de vereniging met persoonsgegevens in aanraking komen zijn gehouden tot het invullen, ondertekenen, dagtekenen en bij de secretaris inleveren van een geheimhoudingsverklaring. Zij conformeren zich middels deze geheimhoudingsverklaring met de privacyverklaring van de vereniging zoals gepubliceerd op de website.
Voor leden, vrijwilligsters en medewerksters geldt verder dat zij, binnen de conformatie met de privacyverklaring, bezwaar kunnen maken tegen het gebruik van beeldmateriaal voor promotionele doeleinden.
Voor de wettelijke vertegenwoordigers van minderjarige leden geldt tenslotte nog dat zij bezwaar kunnen maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens van hun minderjarig kind. Als zij dit doen, dan verwerkt de vereniging de persoonsgegevens van de wettelijke vertegenwoordiger in plaats van die van het minderjarig lid. In dat geval kan het minderjarig lid niet deelnemen aan wedstrijden.
De in dit artikel genoemde bezwaren zijn vormvrij.

GRENSOVERSCHRIJDEND GEDRAG

Artikel 26

Leden, vrijwilligsters en medewerksters van de vereniging, betaald of onbetaald, gedragen zich respectvol en sportief tegenover elkaar en anderen. Uitgangspunt hierbij is dat gedragingen van leden, vrijwilligsters en medewerksters, maar ook van supporters en andere bij de vereniging betrokkenen passen in de sfeer van de algemeen aanvaardbare waarden en normen. Intimidatie, (verbale) agressie, en elke andere vorm van grensoverschrijdend (seksueel) gedrag zijn binnen onze vereniging onaanvaardbaar en worden niet getolereerd, op straffe van verwijdering of opzegging van het lidmaatschap.
Grensoverschrijdende gedragingen waarvan het bestuur oordeelt dat deze vallen onder het Wetboek van Strafrecht, zullen bij politie en/of justitie worden gemeld.
Op 10 maart 2020 is door de algemene vergadering en het bestuur een gedragscode ten aanzien van seksueel grensoverschrijdend gedrag vastgesteld. Alle leden, vrijwilligsters en medewerksters van de vereniging, betaald of onbetaald, worden geacht hiervan kennis te hebben genomen en hiernaar te handelen. De gedragscode is opgenomen in een appendix van dit reglement, en vormt er een onlosmakelijk onderdeel van.

WIJZIGING VAN HET REGLEMENT

Artikel 27

Het reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de algemene vergadering, waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van het reglement zal worden voorgesteld.
Tenminste zeven dagen vóór de vergadering wordt gehouden, moet een afschrift van het voorstel, waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen, via het cluborgaan zijn toegezonden aan alle stemgerechtigde leden.
Een besluit tot wijziging van het reglement behoeft tenminste twee derden van de uitgebrachte geldige stemmen, in een vergadering waarin tenminste twee derden van de leden aanwezig is. Indien dit aantal niet aanwezig is, dan wordt binnen vier weken daarna een tweede vergadering bijeengeroepen en gehouden waarin over dat voorstel, ongeacht het aantal aanwezige leden, een besluit tot wijziging van het reglement wordt genomen, mits met meerderheid van twee derden van de aldaar uitgebrachte geldige stemmen.
Wijzigingen van het reglement kunnen worden voorgedragen door het bestuur of door de algemene vergadering, voor deze laatste op voordracht van tenminste vijf leden, de bestuursleden daaronder begrepen.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 28

Ieder lid, vrijwilligster en medewerkster van de vereniging, betaald of onbetaald, en ieder verenigingsorgaan, zoals commissies, hebben zich te houden aan de bepalingen van dit reglement.
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur behoudens haar verantwoording aan de algemene vergadering.
De vereniging is niet aansprakelijk voor ziekte, ongevallen of schade van welke aard dan ook, ongeacht welke oorzaak. Leden, vrijwilligsters, medewerksters, donateurs, sponsors en andere betrokkenen bij de vereniging zijn te allen tijde verantwoordelijk voor hun eigen veiligheid en gezondheid. Het sporten door leden gebeurt op eigen risico van de leden of, indien zij minderjarig zijn, op risico van de wettelijke vertegenwoordigers van die leden.
Na vaststelling van het reglement wordt zo spoedig mogelijk de volledige tekst ervan bekend gemaakt aan de leden middels het cluborgaan en gepubliceerd op de website.
Dit reglement en alle navolgende wijzigingen ervan treden in werking op de dag volgend op de in het vorig lid bedoelde informatie-uiting.

Vastgesteld door de algemene vergadering van Twirlteam Surprise gehouden te Pijnacker op 11 mei 2021.

APPENDIX: Gedragscode

Naar het Huishoudelijk Reglement

Twirlteam Surprise vindt een veilige fysieke en sociale omgeving voor al haar leden maar met name voor haar minderjarige leden belangrijk. Eén van de hulpmiddelen daarbij is het gebruik van een gedragscode. Hierin staat wat wel en niet gewenst is in de omgang tussen vrijwilligers & medewerkers (hierna genoemd: vrijwilligers) en minderjarige leden.

Veel grenzen in het contact tussen vrijwilligers en minderjarige leden zijn niet eenduidig. De ene deelnemer vindt een aai over de bol prettig, terwijl een ander het niet prettig vindt om te worden aangeraakt. Hierover kunnen nooit exacte grenzen worden afgesproken die voor alle deelnemers en in alle situaties gelden. Maar er is wel één heel duidelijke grens en dat is de grens dat seksuele handelingen en contacten tussen vrijwilligers en minderjarige leden die bij ons komen sporten absoluut ontoelaatbaar zijn! Daarom hebben wij voor al onze vrijwilligers en medewerkers een gedragscode opgesteld. De gedragscode vormt een aanvulling op het Wetboek van Strafrecht waarin is opgenomen is wat juridische grenzen zijn in de omgang met minderjarigen.

Deze gedragscode bestaat uit twee delen: ten eerste de regels die bijdragen aan een open, transparante en vooral veilige omgeving voor zowel minderjarige kinderen als vrijwilligers en ten tweede de omschrijving van seksueel grensoverschrijdend gedrag die het uitgangspunt is van het tucht- en sanctiebeleid dat door ons wordt gevoerd. Wanneer je bij ons actief bent, als vrijwilliger, stagiair, medewerker of als betaalde kracht, dan onderwerp je je aan deze gedragscode. Je kent de gedragscode en handelt ernaar. De gedragscode is een onlosmakelijk onderdeel van het huishoudelijk reglement en is van toepassing op iedereen die actief is binnen Twirlteam Surprise.

Gedragscode DEEL 1: Gedragsregels voor vrijwilligers

De vrijwilliger moet zorgen voor een omgeving en een sfeer waarbinnen de minderjarige zich veilig en gerespecteerd voelt;
De vrijwilliger onthoudt zich ervan de pupil te behandelen op een wijze die de minderjarige in zijn waardigheid aantast;
De vrijwilliger dringt niet verder door in het privéleven van de minderjarige dan functioneel noodzakelijk is;
De vrijwilliger onthoudt zich van elke vorm van seksuele benadering en misbruik ten opzichte van de minderjarige. Alle seksuele toenaderingen, handelingen, contacten en relaties tussen vrijwilliger en minderjarige tot 16 jaar zijn onder geen beding geoorloofd en worden beschouwd als seksueel grensoverschrijdend gedrag;
De vrijwilliger mag de minderjarige niet op zodanige wijze aanraken, dat deze aanraking naar redelijke verwachting als seksueel of erotisch van aard ervaren zal worden;
De vrijwilliger zal tijdens trainingsdagen, kampen, reizen, uitjes en dergelijke zeer terughoudend en met respect omgaan met minderjarigen en de ruimtes waarin zij zich bevinden, zoals de kleedkamer of hotelkamer;
De vrijwilliger heeft de plicht de minderjarige naar vermogen te beschermen tegen alle vormen van ongelijkwaardige behandeling en seksueel grensoverschrijdend gedrag en zal er actief op toezien dat de gedragscode door iedereen die bij de minderjarige is betrokken, wordt nageleefd;
Indien de vrijwilliger gedrag signaleert dat niet in overeenstemming is met deze gedragscode en bij vermoedens van seksueel grensoverschrijdend gedrag, is zij (of hij) verplicht hiervan melding te maken bij de daarvoor door het bestuur aangewezen vertrouwenspersoon, of bij één van de bestuursleden;
De vrijwilliger krijgt of geeft geen (im)materiële vergoedingen die niet in de rede zijn;
In die gevallen waar de gedragscode niet (direct) voorziet, of bij twijfel over de toelaatbaarheid van bepaalde gedragingen ligt het binnen de verantwoordelijkheid van de vrijwilliger in de geest van de gedragscode te handelen en zo nodig daarover in contact te treden met de daarvoor door het bestuur aangewezen vertrouwenspersoon, of bij één van de bestuursleden.

Gedragscode DEEL 2: Omschrijving seksueel grensoverschrijdend gedrag met minderjarigen en sanctiebeleid

Onder seksueel grensoverschrijdend gedrag verstaan wij: elke vorm van ongewenst verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een seksuele connotatie (duiding) dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van de persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende situatie wordt gecreëerd, en/of andere handelingen of gedragingen die strafbaar zijn volgens het Wetboek van Strafrecht.

Gedragingen die volgens de bovenstaande omschrijving vallen onder seksueel grensoverschrijdend gedrag, kunnen worden gesanctioneerd door een tuchtrecht procedure waarin hoor en wederhoor zal plaatsvinden. De sancties bestaan uit het voor korte of langere tijd uitsluiten van (vrijwilligers-)werk met minderjarigen door persoonsgegevens in een centraal register op te nemen. Seksueel grensoverschrijdende gedragingen met minderjarigen waarvan het bestuur oordeelt dat deze vallen onder het Wetboek van Strafrecht, zullen bij politie en/of justitie worden gemeld.

Deze gedragscode is in februari 2020 vastgesteld door het bestuur van Twirlteam Surprise en onderschreven door de algemene vergadering van 10 maart 2020.